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A instituição de ensino é um organismo vivo, que move e que faz acontecer, sofre alterações a todo instante, pois estamos falando de pessoas, sistemas e processos. Sabemos o quanto que a repetição das atividades no nosso dia a dia interfere nas relações. É necessário um olhar diferenciado para que possamos encontrar motivações e vontade para realizar as atividades: desde as mais simples às mais complexas.
As pessoas, em cada um dos papéis envolvidos, ora como discentes, docentes e técnicos administrativos, trazem impactos diretamente dentro da instituição. O discente é nosso cliente, com expectativas e necessidades que diferenciam de pessoa para pessoa. O docente tem um papel fundamental dentro da sala de aula e a equipe administrativa realiza todo o suporte e apoio necessário para ambos, a fim de prestar um bom serviço.
Admissões, demissões, rotatividade, absenteísmo, mudanças no sistema de gestão, são fatos recorrentes dentro das IES, podendo ser planejado ou motivado por outros fatores, como por exemplo, a crise econômica. Realizar uma nova atividade sem treinamento adequado, sem regras e políticas definidas, e muitas vezes em um curto período de tempo, gera uma situação de desconforto, desgaste além de eventuais retrabalhos. Esse fato muitas vezes acontece, pois banalizamos as atividades rotineiras.
O desafio está em parar, observar, analisar e melhorar as políticas institucionais, manuais de procedimentos internos, processos e atividades que realizamos no dia a dia e que na maioria das vezes, passa despercebido.
Podemos observar nas consultorias prestadas, que os grandes impactos financeiros e de recursos (tecnológicos e humanos), estão ligados a prejuízo, desgaste e falta de padronizações nas tarefas rotineiras. Sem contar que hoje dentro das organizações, o acesso e o domínio a um bom sistema integrado e em pleno funcionamento influenciam e muito as operações corriqueiras.
Dicas para otimização de recursos e aumento da produtividade
O objetivo está em chamar atenção para as atividades operacionais que consomem muito tempo, mão de obra e que não usam ferramentas para sua execução. Muitas atividades da Secretaria, Setor Acadêmico, Tesouraria, Ouvidoria e Jurídico poderiam ser oferecidas, através de uma Central de Relacionamento, onde em um único local as informações e a prestação de serviços estejam centralizadas, podendo através de um portal oferecer também serviços via online, eliminado muitas vezes as filas de atendimento.
Para os outros setores a ideia é criar padrões. Um exemplo está em padronizar formulários institucionais, solicitações de compras, concessão de bolsas e descontos, movimentações de funcionários (admissão, demissão, promoções, treinamentos, descrição de cargos e salários), plano de negociação de acordos, e assim por diante.
A prestação de serviço segue regras previamente estipuladas e não ficam somente na “cabeça das pessoas”, facilitando assim o processo de integração de novos colaboradores e discentes e que seja de conhecimento de todos da IES.
Alguns dos principais benefícios:
Essa maestria, de fato, não é nada simples, e cada vez mais a procura uma boa prestação de serviços, está vinculado com um melhor entendimento e otimização de recursos. Essa realidade vem ganhando espaço, pois é bem significativo o resultado a médio e a longo prazo. Estamos na Era onde o capital humano, com suas habilidades, competências e atitudes poderá propiciar um alto valor agregado e também um diferencial na prestação de serviço. Ser sustentável, com perenidade e qualidade na prestação de serviços, tanto para clientes internos quanto para os clientes externos, depende de ter pessoas certas, nos lugares certos com papéis e atribuições claros e definidos, alinhados com processos e políticas institucionais de fácil acesso. Quanto mais simples, melhor!
Precisa de apoio para otimizar os processos na sua IES? Converse conosco, a Hoper tem soluções customizadas às suas necessidades.
Sabrina Fanhani
Consultora da Hoper Educação
EXPEDIENTE:
Revisão: Márcio Schünemann – Diagramação e Gráfico: Laura Neves
ATENÇÃO: Não é permitida a reprodução integral do conteúdo acima. A reprodução parcial é permitida apenas na forma de citação e com link para o conteúdo na íntegra. Plágio é crime (Lei 9610/98).
