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A Reestruturação de Processos contribui na busca de excelência em gestão de Instituições de Ensino Superior – IES. Repensar os procedimentos, mapear os processos atuais com o objetivo de qualificá-los, desenvolver indicadores de gestão e sistematizar papéis e responsabilidades dos envolvidos é um desafio que representa um valioso ativo para qualquer IES. Pela experiência da Hoper, neste tipo de projeto destacam-se 7 benefícios.
Uma característica-chave dos processos em uma IES é que eles fluem por várias áreas da instituição. Por exemplo, o processo de rematrícula envolve principalmente as áreas: secretaria acadêmica, financeiro e administrativo. Neste caso, a qualidade do atendimento ao aluno depende de um fluxo integrado de atividades e informações. O aluno enxerga a instituição e valoriza o resultado final do processo. Para ele é irrelevante se a informação está na secretaria ou no financeiro. Isto demonstra que os processos fluem através dos diferentes departamentos. Ao se repensar e mapear processos, as eventuais barreiras entre as áreas tendem a se dissipar.
Reestruturar processos envolve aprendizado. Analisar como está o procedimento atual, propor um novo processo e estimular a cultura da melhoria contínua com a participação de todos, propiciam inovações na gestão.
Processos mapeados diminuem os pontos de conflito, retrabalhos, sobreposição e desconexão entre as unidades organizacionais, além de racionalizar o uso dos recursos.
Uma das bases para a comunicação eficaz e a eficiência dentro de uma faculdade é a sistematização dos papéis e responsabilidades da equipe. A definição da matriz de responsabilidade para os processos, garante que as expectativas entre os diferentes departamentos estejam claras.
Deming¹ foi preciso quando disse “o que não se mede não se gerencia”. As boas práticas de gestão e a melhoria contínua se alcançam a partir do uso de indicadores aderentes aos objetivos estratégicos.
Desenvolver e utilizar indicadores apontam para o que é prioritário e servem de referência para o comprometimento da equipe.
As especificidades do segmento educacional exigem indicadores próprios, por exemplo: relação de discentes por número de docentes; custo unitário médio para captação; taxa de evasão, etc.
O foco de qualquer ação na gestão de uma IES deve estar relacionado ao nível de serviço com qualidade, tanto para os clientes externos (discentes) quanto para os clientes internos (docentes e técnico/administrativo). Repensar processos com esta perspectiva gera aperfeiçoamento no modelo de gestão e principalmente maior satisfação do cliente/aluno.
Uma frustração recorrente para os gestores de IES é o excesso de tempo direcionado para questões operacionais em detrimento de temas estratégicos. Processos disfuncionais geram retrabalho, desperdício de recursos e principalmente tomam precioso tempo dos gestores. Ao mapear e automatizar os processos, o tempo do gestor é valorizado para que ele possa de fato utilizar este precioso recurso com atividades mais relevantes.
Em busca destes benefícios, a Hoper Educação, tem desenvolvido projetos para integrar áreas, agilizar fluxos de informação confiáveis, organizar processos e implantar software de gestão educacional.
¹William Edwards Deming
MÁRCIO SCHÜNEMANN
Consultor Hoper Educação
EXPEDIENTE:
Edição: Maria Luiza Zarro – Diagramação: Laura Neves – Infográficos: Valéria Nascimento
ATENÇÃO: Não é permitida a reprodução integral do conteúdo acima. A reprodução parcial é permitida apenas na forma de citação e com link para o conteúdo na íntegra. Plágio é crime (Lei 9610/98).
