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O eSocial é a nova exigência trabalhista, fiscal e previdenciária imposta a todos os empregadores através do Decreto 8.373/14. Agora é real. Está em vigor desde 8 janeiro de 2018 a obrigatoriedade do eSocial, que traz o desafio da mudança de cultura, da velocidade e qualidade na prestação de informações. O projeto que desde 2014 provoca reações de incredulidade quanto a sua implantação, saiu do papel.
O eSocial estabelece uma nova dinâmica na prestação de informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício.
Não se trata de uma nova obrigação per si, mas de nova forma de demonstrar o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias já estabelecidas. O eSocial não altera a legislação trabalhista ou legislações específicas, e sim cria uma forma unificada e integrada de atendê-las.
A diferença é que agora as exigências serão informadas apenas na interface do eSocial, que está preparada para atender às necessidades de consulta dos mais diferentes órgãos e entidades de fiscalização.
Este projeto chega em um momento que exige velocidade de adaptação às mudanças.
A nova obrigatoriedade de prestação de contas segue o cronograma estipulado pelo MTE, dividido em fases, conforme cronograma oficial, segmentado no setor privado em faixas de faturamento:
O cronograma prevê a implantação em cinco fases para todas as IESs privadas do país a partir de 2018. O eSocial para as IESs Públicas passa a vigorar apenas em 2019.
Ao todo, estima-se que apenas 9% das IESs no Brasil compõem o primeiro grupo – o das grandes empresas. A próxima etapa do eSocial abarca 91% das IESs, as com faturamento inferior a 78 milhões em 2016.
Estrutura do eSocial
O eSocial é composto por 3 grandes tipos de arquivos que devem ser enviados ao Governo, são eles:
1. Tabelas - Informações que se repetem
ou são utilizadas em vários eventos
2. Eventos Periódicos - Eventos que ocorrem regularmente. 3. Eventos Não Periódicos - Eventos que ocorrem com periodicidade variável.
Total de campos: mais de 2600 campos por trabalhador (layout versão 2.2.02.)
As mudanças no cenário: principais impactos
Fiscalização reversa
O primeiro grande impacto do eSocial decorre da exigência de transmissão periódica de dados. A verificação de atendimento da legislação que antes ocorria como resultado de fiscalizações e ações trabalhistas – passa a ser possível a partir das informações enviadas com obrigatoriedade periódica. O cumprimento da legislação será fiscalizado através de cruzamento de dados.
O sistema do eSocial utiliza a lógica de empilhamento, ou seja, gera necessidade de coerência e tempestividade das informações. Ou seja, as informações prestadas anteriormente precisarão estar de acordo com as posteriores e vice-versa. E vale um alerta: a necessidade de retificação de dados será bem mais onerosa e podendo implicar em multas administrativas instantâneas ao empregador.
Impacto cultural: adequação de processos
O maior impacto atinge justamente as IES que possuírem baixa integração de processos na área de pessoal ou que apresentam problemas de aderência destes processos à legislação vigente. A profissionalização e automação da área de pessoas, que antes era um diferencial competitivo, passa a ser uma necessidade para obter e manter uma operação que não gere pendências no tocante às relações de trabalho.
No atual cenário, a área de Gestão de Pessoas, composta por RH, DP e SST, tem importância estratégica para IES. Além de lidar com os processos burocráticos, exige-se que a área tenha uma postura proativa, fomentadora de nova cultura e inovadora, destinada a formar e conduzir a maior mudança que o eSocial traz: a da cultura organizacional. Para conseguir operacionalizar as demandas do eSocial é necessário sair do papel, implantar profundo alinhamento de processos de trabalho e trabalhar com o apoio ao Acadêmico, com fluxos de trabalho sincronizados e operacionalizados em tempo real dentro das exigências.
Os maiores players da educação superior e básica, possuem alto grau de automação da área de pessoas, acesso a mais recursos para a promoção de ajustes, com maior potencial de aderência de processos à legislação. As IES de menor faturamento podem encontrar no eSocial um desafio à sua capacidade de gestão da mudança.
Maior impacto: Saúde e Segurança do Trabalho
Apesar de todos os impactos do eSocial no que toca aos processos mais rotineiros – admissão, enquadramento adequado, atendimento de cotas, remuneração e apuração correta de tributos, alteração de contrato de trabalho, jornada de trabalho - o maior impacto deve ser sentido no Monitoramento da Saúde do Trabalhador. O eSocial vai mexer – muito – nas informações sobre Medicina e Segurança do Trabalho. As IES tem uma complexidade em especial: grande diversidade de ambientes em seu campus, igual diversidade de riscos ocupacionais, uma gama de profissionais e estagiários atuando dentro e fora da IES, condições especiais como os laboratórios dos mais diversos cursos. E um peso cultural: a área educacional não é famosa por atentar para o atendimento da legislação nestas condições.
A saúde do trabalhador ganha destaque no eSocial com exigência da descrição e transmissão de todos os ambientes de trabalho, agentes nocivos, EPI´s, C.As. etc), exames médicos – todos - desde admissional até o demissional, passando pelos exames de Retorno, Mudança de Função, Complementares e Periódicos. Algo que nunca foi pedido deste modo. E quando se fala de 5 anos retroativos à vigência do eSocial, o desafio se torna ainda maior.
Estes diversos “eventos” que obrigatoriamente deverão ser enviados ao banco de dados nacional, estarão disponíveis aos entes participantes do projeto (Min. do Trabalho, Receita Federal, INSS). O próprio empregado terá acesso aos seus dados, através do PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário.
E não é só informar: esses dados precisam estar codificados corretamente com a Tabela do eSocial e sendo levados em conta para pagamento de Insalubridade, Periculosidade e Aposentadorias Especiais.
Diante dessa grande obrigação, fica a pergunta: Como o eSocial está contemplado no seu plano de trabalho e dos gestores da sua IES? Como a sua IES está se preparando para o eSocial? Para que você possa avaliar, eis alguns pilares para a adequação da IES ao eSocial:
> Processos e Sistemas - O eSocial por si só não exige a instalação de sistemas, , mas dado o volume e complexidade dos dados da maioria das IESs, leva a necessidade de integração tecnológica para garantir informações confiáveis nos prazos determinados. É importante avaliar a aderência das aplicações utilizadas nos processos de trabalho de cada área da organização e solicitar junto aos fornecedores o atendimento das exigências. Além disso é necessário verificar a necessidade de reestruturar processos, adquirir novas ferramentas de trabalho, integrar e atualizar as aplicações existentes.
> Atualização das bases de dados - variando de acordo com a qualidade e o nível atual de disponibilidade interna das informações, a atualização pode exigir um intenso movimento ou ser simples e rápida. A revisão e correção de inconsistências e não conformidades evitará possíveis erros nos envios do eSocial. As empresas que não se adequarem ao eSocial poderão sofrer as punições já previstas nas legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas atuais, podendo chegar a 0,2% sobre o faturamento da IES. Para que toda essa atualização seja viável, o primeiro passo é a qualificação cadastral.
> Qualificação cadastral - é a verificação de compatibilidade entre os dados dos funcionários constantes nos registros da IES e os dados armazenados na base do governo. Se não forem encontrados erros ou disparidades nos cadastros, a IES poderá dar início aos processos de eSocial daquele trabalhador. Caso contrário, o próprio funcionário terá de resolver esse problema junto aos órgãos governamentais informados pelo aplicativo.
CONCLUSÃO Entendidas as bases dessa exigência, fica a lição de casa: São mais de 2600 campos de informação por trabalhador, a serem prestados praticamente em tempo real, exigindo revisão de processos, automação e mudança cultural. Ao todo são 1900 IES com necessidade direta de adequação em 2018 e temos menos de 5 meses para investigar, diagnosticar e trabalhar na solução das lacunas existentes. Essa é a oportunidade para reavaliar os processos e tornar a gestão de pessoas mais efetiva.
Quanto antes a IES realizar sua a adequação para o eSocial, melhor. Precisa de apoio para melhor configurar seu Projeto do eSocial? Conheça a Adequação ao eSocial by Hoper e a consultoria em Gestão de Pessoas, ferramentas que podem oferecer a assessoria necessária ao planejamento e execução destas mudanças. Quer saber mais sobre o tema? Participe do Webinar Gratuito - Adequação ao eSocial
Jussara Ramos
Consultora da Hoper Educação
EXPEDIENTE:
Revisão: Mariana Andrade, Maria Luiza Zarro e Márcio Schünemann – Diagramação e Gráfico: Mariana Andrade
ATENÇÃO: Não é permitida a reprodução integral do conteúdo acima. A reprodução parcial é permitida apenas na forma de citação e com link para o conteúdo na íntegra. Plágio é crime (Lei 9610/98).
